Financial accounting: oefenvragen met uitleg

1Wat financiële administratie doet

De financiële administratie legt alles vast wat een bedrijf met geld doet en rapporteert dat aan buitenstaanders: aandeelhouders, banken, belastingdiensten. In de EU volgen beursgenoteerde bedrijven de International Financial Reporting Standards (IFRS).

De resultaten worden samengevat in drie hoofdoverzichten:

• De balans (staat van financiële positie) laat zien wat het bedrijf bezit en schuldig is op één moment, bijvoorbeeld op 31 december.
• De winst-en-verliesrekening laat de opbrengsten, kosten en winst zien over een periode, bijvoorbeeld een jaar. Opbrengsten − kosten = winst (nettoresultaat).
• Het kasstroomoverzicht laat zien hoeveel geld er in de periode binnenkomt en weggaat, verdeeld in operationele, investerings- en financieringsactiviteiten.

Zie de balans als een foto en de winst-en-verliesrekening als een film van het jaar.

2De boekhoudvergelijking

Alles wat een bedrijf bezit, is betaald met geleend geld of met geld van de eigenaren. Dat geeft de basisvergelijking:

• Activa: wat het bedrijf bezit of beheert. Vlottende activa worden binnen een jaar gebruikt of omgezet in geld: kas, voorraad, debiteuren (geld dat klanten verschuldigd zijn voor verkopen op rekening). Vaste activa gaan langer mee: grond, gebouwen, machines.
• Schulden: wat het bedrijf verschuldigd is. Kortlopende schulden, zoals crediteuren bij leveranciers, moeten binnen een jaar worden betaald. Langlopende schulden, zoals een banklening op lange termijn, zijn later opeisbaar.
• Eigen vermogen: het aandeel van de eigenaren. Het omvat aandelenkapitaal en ingehouden winst, de winst die in het bedrijf blijft en niet als dividend wordt uitgekeerd.

Elke transactie houdt de vergelijking in evenwicht. Daarom boekt dubbel boekhouden elke transactie op minstens twee rekeningen, als een debet en een even grote credit.

Activa en kosten nemen toe met een debet. Schulden, eigen vermogen en opbrengsten nemen toe met een credit. Voorbeeld: een machine van €5000 contant kopen, debiteert machines (activa omhoog) en crediteert kas (activa omlaag).

3Toerekening: wanneer opbrengsten en kosten meetellen

Bij het toerekeningsstelsel (accrual basis) worden opbrengsten geboekt wanneer ze zijn verdiend en kosten wanneer ze zijn gemaakt, niet wanneer het geld beweegt. Kosten worden gekoppeld aan de opbrengsten en de periode waartoe ze behoren (het matchingprincipe).

Dit levert aan het einde van het jaar vier soorten saldo op:

• Een vooruitbetaalde kost (vooruitbetaling): je hebt betaald voor iets dat bij volgend jaar hoort, zoals een verzekering. Het is een actief totdat het wordt gebruikt.
• Een nog te betalen kost (overlopende post): je hebt dit jaar iets gebruikt maar nog niet betaald, zoals de elektriciteit van december. Het is een schuld.
• Vooruitontvangen opbrengst: een klant heeft vooraf betaald voor een dienst die je volgend jaar levert. Het is een schuld, omdat je de dienst nog verschuldigd bent.
• Een nog te ontvangen opbrengst: je hebt opbrengst verdiend maar nog niet ontvangen. Het is een actief (een vordering).

Afschrijving werkt op dezelfde manier. De kosten van een machine worden als kosten gespreid over de jaren dat de machine wordt gebruikt, terwijl er in die jaren geen geld beweegt.

Daarom verschillen winst en kasstroom. Een winstgevend bedrijf kan toch zonder geld komen te zitten als zijn geld vastzit in voorraad en onbetaalde klantfacturen.

4Een casus doorredeneren

De meeste vragen beschrijven een transactie en vragen hoe die wordt geboekt. Werk in vier stappen:

1. Benoem het begrip: welke rekening, welk principe (toerekening, voorzichtigheid, dubbel boekhouden)?
2. Vraag je af bij welke periode de transactie hoort, ongeacht wanneer het geld beweegt.
3. Splits het bedrag: het deel dat in deze periode is gebruikt, is een kost of opbrengst; de rest is een actief of een schuld op de balans.
4. Controleer of beide kanten van de boekhoudvergelijking nog in evenwicht zijn.

5Veelgemaakte fouten

• Winst als geld behandelen. Winst wordt gemeten volgens het toerekeningsstelsel; kasstroom kan heel anders zijn.
• Een betaling als kost boeken terwijl die bij volgend jaar hoort. Het is een vooruitbetaling, een actief.
• Vooruitbetalingen van klanten opbrengst noemen. Zolang de dienst niet is geleverd, zijn ze een schuld.
• Dividend als kost boeken. Het wordt uit de winst betaald en verlaagt de ingehouden winst in het eigen vermogen.
• Denken dat ingehouden winst een stapel geld is. Het is winst die in het bedrijf blijft en mogelijk in activa is geïnvesteerd.
• Vorderingen (klanten zijn jou geld verschuldigd, een actief) en schulden aan leveranciers (jij bent hen geld verschuldigd, een schuld) door elkaar halen.

6Hoe tentamenvragen eruitzien

Alle vragen zijn meerkeuzevragen, met vier opties.

• Makkelijk: kernbegrippen en feiten. De boekhoudvergelijking, de drie overzichten, wat als actief of schuld telt.
• Gemiddeld: de begrippen toepassen. Een transactie boeken, een overlopende post of vooruitbetaling aan het jaareinde, of een ratio, een afschrijving of een break-evenpunt berekenen.
• Moeilijk: casussen en analyse. IFRS-regels (opbrengsten, leases, bijzondere waardeverminderingen, voorzieningen), geconsolideerde jaarrekeningen, kostprijsbeslissingen en het verhaal achter de cijfers lezen.

Vraag je bij elke transactie af bij welke periode die hoort en controleer of de boekhoudvergelijking nog in evenwicht is.