Finanzbuchhaltung von Grund auf lernen
1Was die Finanzbuchhaltung leistet
Die Finanzbuchhaltung erfasst alles, was ein Unternehmen mit Geld tut, und berichtet es nach außen: an Anteilseigner, Banken und Steuerbehörden. In der EU wenden börsennotierte Unternehmen die International Financial Reporting Standards (IFRS) an.
Die Ergebnisse werden in drei Hauptberichten zusammengefasst:
- Die Bilanz (Darstellung der Vermögenslage) zeigt, was das Unternehmen besitzt und schuldet, und zwar zu einem Zeitpunkt, zum Beispiel am 31. Dezember.
- Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt Erlöse, Aufwendungen und Gewinn über einen Zeitraum, zum Beispiel ein Jahr. Erlöse − Aufwendungen = Gewinn (Jahresüberschuss).
- Die Kapitalflussrechnung zeigt, wie viel Geld im Zeitraum eingeht und ausgeht, aufgeteilt in operative Tätigkeit, Investitionstätigkeit und Finanzierungstätigkeit.
Stell dir die Bilanz als Foto vor und die Gewinn- und Verlustrechnung als Film des Jahres.
Selbsttest Welcher Bericht zeigt die finanzielle Lage eines Unternehmens zu einem bestimmten Zeitpunkt?
- Die Bilanz
- Die Gewinn- und Verlustrechnung
- Die Kapitalflussrechnung
- Die Saldenliste
Antwort: Die Bilanz. Die Bilanz listet Vermögen, Schulden und Eigenkapital zu einem bestimmten Stichtag auf. Die Gewinn- und Verlustrechnung und die Kapitalflussrechnung beziehen sich auf einen Zeitraum.
2Die Bilanzgleichung
Alles, was einem Unternehmen gehört, wurde entweder mit geliehenem Geld oder mit dem Geld der Eigentümer bezahlt. Daraus ergibt sich die Grundgleichung:
Vermögen = Fremdkapital + Eigenkapital
- Vermögenswerte (Aktiva): was das Unternehmen besitzt oder kontrolliert. Umlaufvermögen wird innerhalb eines Jahres verbraucht oder in Geld umgewandelt: Kasse, Vorräte, Forderungen aus Lieferungen und Leistungen (Geld, das Kunden für Verkäufe auf Rechnung schulden). Anlagevermögen hält länger: Grundstücke, Gebäude, Maschinen.
- Schulden (Verbindlichkeiten): was das Unternehmen schuldet. Kurzfristige Verbindlichkeiten, etwa Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten, sind innerhalb eines Jahres fällig. Langfristige Verbindlichkeiten, etwa ein langfristiger Bankkredit, sind später fällig.
- Eigenkapital: der Anteil der Eigentümer. Es umfasst das gezeichnete Kapital und die Gewinnrücklagen, also die Gewinne, die im Unternehmen bleiben und nicht als Dividende ausgeschüttet werden.
Jede Buchung hält die Gleichung im Gleichgewicht. Deshalb erfasst die doppelte Buchführung jeden Geschäftsvorfall auf mindestens zwei Konten, als Soll und als gleich hohes Haben.
Vermögenswerte und Aufwendungen nehmen im Soll zu. Schulden, Eigenkapital und Erträge nehmen im Haben zu. Beispiel: Der Barkauf einer Maschine für 5000 € belastet das Konto Maschinen im Soll (Vermögen steigt) und das Konto Kasse im Haben (Vermögen sinkt).
Selbsttest Welche dieser Positionen ist eine Verbindlichkeit?
- Ein Darlehen von einer Bank
- Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
- Gezeichnetes Kapital
- Vorräte
Antwort: Ein Darlehen von einer Bank. Ein Bankdarlehen muss zurückgezahlt werden, also ist es eine Verbindlichkeit. Vorräte und Forderungen sind Umlaufvermögen, und das gezeichnete Kapital gehört zum Eigenkapital.
3Periodenabgrenzung: wann Erträge und Kosten zählen
Nach dem Periodenprinzip (Accrual-Prinzip) werden Erlöse erfasst, wenn sie verdient sind, und Aufwendungen, wenn sie anfallen, nicht wenn Geld fließt. Aufwendungen werden den Erlösen und der Periode zugeordnet, zu denen sie gehören (Grundsatz der sachlichen Abgrenzung).
Am Jahresende entstehen daraus vier Arten von Posten:
- Ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (Vorauszahlung): Du hast etwas bezahlt, das zum nächsten Jahr gehört, zum Beispiel eine Versicherung. Er ist ein Vermögenswert, bis die Leistung verbraucht ist.
- Eine aufgelaufene Aufwendung (Abgrenzung): Du hast in diesem Jahr etwas verbraucht, aber noch nicht bezahlt, etwa den Strom für Dezember. Sie ist eine Verbindlichkeit.
- Passive Rechnungsabgrenzung (erhaltene Vorauszahlung): Ein Kunde hat im Voraus für eine Leistung bezahlt, die du im nächsten Jahr erbringst. Sie ist eine Verbindlichkeit, denn du schuldest die Leistung noch.
- Ein abgegrenzter Ertrag: Du hast einen Erlös verdient, aber noch kein Geld erhalten. Er ist ein Vermögenswert (eine Forderung).
Die Abschreibung funktioniert genauso. Die Kosten einer Maschine werden als Aufwand auf die Jahre der Nutzung verteilt, während in diesen Jahren kein Geld fließt.
Deshalb sind Gewinn und Zahlungsmittel nicht dasselbe. Ein profitables Unternehmen kann trotzdem zahlungsunfähig werden, wenn sein Geld in Vorräten und unbezahlten Kundenrechnungen gebunden ist.
Selbsttest Ein Unternehmen zahlt im Dezember die Versicherung für das nächste Jahr. Wie wird die Zahlung zum Jahresende dargestellt?
- Als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung dieses Jahres
- Als Minderung des Eigenkapitals
- Als Verbindlichkeit
- Als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten, also als Vermögenswert
Antwort: Als aktiver Rechnungsabgrenzungsposten, also als Vermögenswert. Die Versicherung deckt das nächste Jahr ab, dieses Jahr hat sie also noch nicht verbraucht. Nach dem Periodenprinzip ist sie ein Vermögenswert (eine Vorauszahlung) und wird im nächsten Jahr zum Aufwand.
4Einen Fall durchdenken
Die meisten Fragen beschreiben einen Geschäftsvorfall und fragen, wie er gebucht wird. Gehe in vier Schritten vor:
- Benenne das Konzept: Welches Konto, welcher Grundsatz (Periodenabgrenzung, Vorsicht, doppelte Buchführung)?
- Frage, zu welcher Periode der Vorgang gehört, unabhängig davon, wann Geld fließt.
- Teile den Betrag auf: Der in dieser Periode verbrauchte Teil ist Aufwand oder Ertrag; der Rest ist ein Vermögenswert oder eine Verbindlichkeit in der Bilanz.
- Prüfe, dass beide Seiten der Bilanzgleichung weiterhin ausgeglichen sind.
Durchgerechnetes BeispielAm 1. Oktober zahlt ein Unternehmen 12 000 € Miete für die nächsten 12 Monate. Sein Geschäftsjahr endet am 31. Dezember. Wie hoch ist der Mietaufwand für dieses Jahr, und was steht in der Bilanz?
1Hier geht es um das Periodenprinzip: Die Miete ist Aufwand in den Monaten, die sie abdeckt, nicht dann, wenn sie bezahlt wird.
2Oktober, November und Dezember: 3 der 12 Monate.
33/12 · 12 000 = 3000
Die Gewinn- und Verlustrechnung zeigt einen Mietaufwand von 3000 €.
412 000 − 3000 = 9000
Die anderen 9 Monate gehören zum nächsten Jahr. In der Bilanz sind sie ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten, ein Umlaufvermögen von 9000 €.
5Die Kasse sank um 12 000 €. Das Vermögen stieg um 9000 € (Vorauszahlung), und der Aufwand von 3000 € senkte den Gewinn und damit das Eigenkapital. Insgesamt: −12 000 + 9000 = −3000 auf der Vermögensseite, −3000 beim Eigenkapital. Die Gleichung geht auf.
Antwort Mietaufwand 3000 € in diesem Jahr; ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten (Umlaufvermögen) von 9000 € in der Bilanz.
5Häufige Fehler
- Gewinn mit Zahlungsmitteln gleichsetzen. Der Gewinn wird nach dem Periodenprinzip gemessen; die Zahlungsmittel können ganz anders aussehen.
- Eine Zahlung als Aufwand buchen, obwohl sie zum nächsten Jahr gehört. Sie ist eine Vorauszahlung, also ein Vermögenswert.
- Vorauszahlungen von Kunden als Erlös bezeichnen. Bis die Leistung erbracht ist, sind sie eine Verbindlichkeit.
- Dividenden als Aufwand buchen. Sie werden aus dem Gewinn gezahlt und mindern die Gewinnrücklagen im Eigenkapital.
- Glauben, Gewinnrücklagen seien ein Haufen Bargeld. Es sind Gewinne, die im Unternehmen bleiben und in Vermögenswerte investiert sein können.
- Forderungen (Kunden schulden dir Geld, ein Vermögenswert) und Verbindlichkeiten aus Lieferungen (du schuldest Lieferanten Geld, eine Schuld) verwechseln.
Selbsttest Ein Unternehmen zahlt seinen Anteilseignern eine Dividende von 50 000 €. Wie wird das gebucht?
- Als Aufwand in der Gewinn- und Verlustrechnung
- Als Erhöhung der Verbindlichkeiten
- Als Erhöhung des Vermögens
- Als Minderung der Gewinnrücklagen im Eigenkapital
Antwort: Als Minderung der Gewinnrücklagen im Eigenkapital. Dividenden sind eine Gewinnausschüttung an die Eigentümer, keine Kosten des Geschäftsbetriebs. Sie mindern die Gewinnrücklagen (Eigenkapital) und die Zahlungsmittel, sind aber kein Aufwand.
6So sehen Prüfungsaufgaben aus
Alle Fragen sind Multiple Choice mit vier Optionen.
- Leicht: Fachbegriffe und Fakten. Die Bilanzgleichung, die drei Berichte, was als Vermögenswert oder Verbindlichkeit zählt.
- Mittel: Konzepte anwenden. Einen Geschäftsvorfall buchen, eine Abgrenzung oder Vorauszahlung zum Jahresende erfassen oder eine Kennzahl, einen Abschreibungsbetrag oder einen Break-even-Punkt berechnen.
- Schwer: Fälle und Analyse. IFRS-Regeln (Erlöse, Leasing, Wertminderung, Rückstellungen), Konzernabschlüsse, Kalkulationsentscheidungen und die Geschichte hinter den Zahlen lesen.
Frage bei jedem Geschäftsvorfall, zu welcher Periode er gehört, und prüfe, dass die Bilanzgleichung weiterhin ausgeglichen ist.
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